Quando se verifica que alguma informação constante em algum dos documentos civis está registrada de forma incorreta, surge a dúvida do que fazer, de como proceder para alterar esta informação e se isto é muito demorado e custoso.

Para sanar esse desencontro de informações, após a análise completa da documentação realizada por um profissional especializado, pode ser necessário realizar uma retificação da certidão que apresenta o equívoco. Ou seja, a retificação de certidões consiste basicamente em corrigir informações ou dados que aparecem de maneira equivocada em algum documento civil, seja ele uma certidão de nascimento, casamento ou óbito.

Para ilustrar uma situação em que caberia o pedido de retificação administrativa citamos o seguinte exemplo:

Na certidão de casamento de Antônio da Silva consta que a sua data de nascimento é 17 de janeiro de 1912, enquanto na sua certidão de nascimento consta a data de 17 de janeiro de 1910. 

Diante da divergência de informações, será necessário pedir a retificação da certidão de casamento, pois este erro poderá comprometer o reconhecimento da cidadania italiana e muito provavelmente, essa correção seria aceita de forma administrativa.

Assim, com todas as documentações necessárias para comprovar que o Antônio da Silva mencionado na certidão de casamento é o mesmo Antônio da Silva da certidão de nascimento, será possível solicitar ao cartório que emitiu a certidão com a informação incorreta (neste exemplo a certidão de casamento) a retificação administrativa do documento.

É importante ressaltar que se outra certidão, como a de óbito, por exemplo, também constar a data equivocada, esta também deverá ser retificada, pois a inconsistência de dados somente restará suprida quando todos os documentos apresentarem as mesmas informações.

Como saber que será necessário fazer a retificação da certidão?

Há casos em que de acordo com todas as outras informações constantes em outros documentos não se faz necessária a retificação de um dado que está em desacordo, mas somente um especialista, após uma análise completa de toda a documentação, poderá concluir pela necessidade ou não da retificação dos documentos.

Como é realizada a retificação administrativa de certidões civis?

Sendo verificada a necessidade de correção dos dados constantes na certidão, dependendo a inconstância que foi verificada, poderá de ingressar com o pedido administrativo de retificação.

A retificação administrativa é mais econômica e célere que a retificação judicial, sendo realizada pelo próprio oficial de registro civil, ou seja, pelo próprio cartório emissor da certidão civil.

Em regra, é um processo simples, porém dependendo do caso pode haver recusa do cartorário em realizar a retificação pela via administrativa por diversas razões, principalmente por diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça do Código Civil Brasileiro, pelas Leis dos Registros Públicos e até mesmo pela Constituição Federal.

Como exemplo de retificação administrativa que pode ser recusada pelo oficial de registro civil, temos o pedido de correção de grafia de nomes ou sobrenomes, e isto pode ocorrer em razão de haver previsão legal de que nome e sobrenome são imutáveis.

Normalmente as alterações aceitas pelo cartorário serão alterações menores, como alguma divergência de datas, locais ou a mudança de uma letra no sobrenome ou nome.

Quais são os custos para a realização de uma retificação administrativa?

Como dito anteriormente a retificação de uma certidão civil pela via administrativa é menos custosa que pela via judicial, sendo necessário arcar com os seguintes custos, em regra:

• Tradução juramentada do documento para a língua portuguesa (caso este documento seja emitido em língua extrangeira);
• Certidões em inteiro teor;
• Nova emissão da certidão retificada;
• Averbação do registro civil, caso o cartório solicitar.

Cabe salientar que os valores podem variar de acordo com o Estado em que está sendo realizada a retificação dos documentos, haja vista que cada estado tem a sua própria tabela de valores para serviços cartorários.

Quanto tempo é necessário para que se realize a retificação administrativa das informações contidas na certidão de registro civil?

Com a Lei nº 13.484/2017, os oficiais do registro civil passaram a ter mais autonomia no que se refere a retificações administrativas das certidões civis, podendo tomar as decisões e realizar todo o procedimento administrativo sem a intervenção do Ministério Público, o que acabou por tornar esse procedimento mais célere, mas cada cartório tem um prazo para concluir o serviço.

Outra modificação interessante trazida pela lei de 2017 é que se verificado que o erro constante na certidão se deu por culpa do próprio cartório, o requerente não deverá pagar as custas para a sua realização.

Desta forma, com a nova lei o pedido de retificação administrativa de certidões civis se tornou menos burocrático e, em algumas situações, menos custoso também.

O escritório Cavalcanti de Albuquerque se coloca à sua disposição para esclarecer eventuais dúvidas.